Zoom

Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui est disponible gratuitement sur la plupart des plateformes informatique. Il suffit de se créer un compte sur le site de Zoom pour avoir accès à la version de base.

Tous les étudiants et employés de l'Université de Montréal ont aussi accès à la version Pro de Zoom via votre UNIP. La procédure suivante explique comment se brancher et utiliser la version Pro dans le cadre de vos activités universitaires.

Cette procédure est spécifique aux clients Zoom pré-installés au DMS sur la plateforme Windows (entre autres dans l'auditorium 6214), cependant vous pouvez aussi l'installer sur vos appareils Windows/Mac/Linux via cette page ou sur vos appareils Android/Apple via vos App Store respectifs. L'installation est très simple et ne sera pas couverte par ce document.

Démarrage et connexion

Double-cliquez l'icône Zoom situé sur le bureau pour démarrer le client (si vous avez installé le client vous même trouvez l'icône Zoom dans votre menu) :

Cliquez ensuite sur Connexion :

Pour utiliser la version Pro de l'Université, cliquez sur "Se connecter avec SSO" :

Assurez-vous que le domaine "umontreal" est bien inscrit (ajoutez-le si nécessaire) puis cliquez sur Continuer :

Dans la fenêtre de navigateur qui va s'ouvrir, entrez votre code d'accès et mot de passe de l'Université (UNIP) puis cliquez sur Valider :

Si vous voyez une fenêtre similaire à la suivante apparaître, cochez l'option "Se souvenir de mon choix..." puis cliquez sur "Ouvrir le lien" (cette fenêtre ne devrait pas ré-apparaître les prochaines fois que vous utiliserez Zoom) :

Vous devriez maintenant être dans la fenêtre d'accueil de Zoom :

Rejoindre une réunion existante

Si vous avez été invité à une réunion Zoom, vous devriez avoir une des 2 informations suivantes :

• un lien à cliquer pour rejoindre la réunion que vous aurez reçu par courriel
• un numéro de réunion

Si vous avez reçu un lien par courriel vous n'avez qu'à cliquer dessus, l'application Zoom devrait s'ouvrir et vous connecter à la réunion.

Si vous avez seulement reçu un code, vous pouvez accéder à la réunion en cliquant sur "Rejoindre" dans l'écran d'accueil de Zoom :

Puis entrez le code de la réunion dans la première case (et votre nom si nécessaire dans la 2e case) et cliquez sur "Rejoindre" :

Vous devriez ensuite vous retrouver sur l'écran principal de la réunion.

Créer une réunion rapide

Si vous avez besoin de créer une réunion sur le champ, vous n'avez qu'à cliquer sur "Nouvelle réunion" dans l'écran d'accueil :

Vous devriez ensuite vous retrouver sur l'écran principal de la réunion, qui comprendra le numéro de réunion que vous pourrez envoyer à vos contacts pour les inviter.

Planifier une réunion future

Pour planifier une réunion dans le future, vous pouvez soit cliquer sur "Programmer" sur l'écran d'accueil ou cliquer sur "Réunions" dans la barre du haut :

Si vous allez via la section "Réunions" vous pourrez alors cliquer sur le "+" et choisir l'option "Planifier une réunion" :

Peu importe l'option vous allez ensuite voir l'écran suivant qui vous permettra d'entrer les paramètres de votre réunion :

Seule la section du haut est importante à remplir, soit le Sujet et la date et durée de votre réunion. Vous pouvez explorer les autres paramètres si vous le désirez, mais les options par défaut devrait suffire à la plupart des réunions. Cliquez sur "Programmer" pour enregistrer votre réunion.

Vous reviendrez alors sur l'écran de Réunions, dans laquelle vous pourrez voir votre nouvelle réunion (et toutes autres réunions que vous aurez programmées d'avance) :

Vous pourrez alors utiliser le bouton "Copier l'invitation" et coller le tout dans un courriel que vous pourrez envoyer à vos contact pour les inviter. Si vous avez Outlook installé sur votre poste il se peut que Zoom ait automatiquement créé l'invitation pour vous dans votre calendrier, vous n'aurez donc pas à recopier le tout.

Le jours de la réunion venu, retournez dans le panneau Réunions, cliquez sur votre réunion dans la colonne de gauche puis cliquez sur "Commencer" dans la colonne de droite pour démarrer votre réunion, ce qui vous amènera ensuite sur l'écran principal de la réunion.

L'écran principal d'une réunion active

Une fois que vous avez rejoint ou créé une réunion, vous devriez vous retrouver dans l'écran principal de la réunion. Cependant la première fois que vous utilisez Zoom vous allez rencontrer l'écran suivant qui vous demandera de choisir la source de l'audio pour la réunion :

Assurez-vous de cocher la case "Rejoindre automatiquement..." au bas de la fenêtre avant de cliquer sur "Rejoindre l'audio par ordinateur", sinon ce message reviendra à chaque fois que vous accédez à une réunion.

Vous serez ensuite dans l'écran principal :

Notez l'ID de réunion dans le coin supérieur gauche, si vous avez créé une réunion rapide c'est celui-ci que vous pouvez envoyer à vos contacts. Dans le bas de la fenêtre vous pouvez voir la barre d'outils qui comprend diverses options pour contrôler la réunion. Une option importante est le bouton "Arrêtez la vidéo" que vous pouvez cliquer si vous ne désirez pas transmettre les images de votre caméra à la réunion. Votre image sera alors remplacée par un écran noir avec votre nom :

Vous pourrez redémarrer la vidéo avec le même bouton (qui est renommé à "Démarrer vidéo"). Notez aussi le bouton "Muet" juste à côté qui permet d'arrêter le son que vous envoyez.

Le bouton "Inviter" permet d'envoyer des invitations à la réunion, cependant vous devez déjà avoir ajouté les personnes concernées dans vos "Contacts Zoom", donc il est plus facile d'utiliser les invitations par courriel tel que décrite dans la section précédente.

Le bouton "Participants" permet de voir qui est branché à la réunion. Le bouton "Partager l'écran" sera expliqué dans la section suivante. Le bouton "Converser" permet d'ouvrir une fenêtre de "chat" en mode texte, qui peut être utile entre autres si un des participants à la réunion à des problèmes avec son audio. Le bouton "Enregistrer" sera expliqué plus loin.

Les boutons "Diviser en groupe" et "Plus" permettent d'accéder à des fonctions avancées de Zoom. Si vous pensez en avoir de besoin, informez-vous sur leur fonctionnement via la documentation officielle de Zoom.

Finalement le bouton "Finir la réunion" est expliqué plus bas.

Partager un document dans une réunion active

Zoom vous permet de partager une présentation ou un document quelconque aux membres de la réunion. Avant de continuer, assurez-vous que votre présentation/document soit déjà ouverte sur votre poste. Ici nous prendrons comme exemple un fichier PDF ouvert dans Acrobat Reader, mais ça pourrait être un document Office (Word, Excel, Powerpoint), une page web dans un fureteur quelconque, une image, un vidéo, ou même votre Bureau au complet (attention aux documents confidentiels qui pourraient s'y trouver...).

Une fois votre document ouvert, cliquez sur "Partager l'écran" dans la barre d'outils :

Choisissez ensuite ce que vous voulez partager. Dans cet exemple nous allons choisir la fenêtre Adobe Acrobat Reader avec la présentation "Bright Blue" d'ouverte, cependant vous pouvez voir que toutes les autre fenêtres qui étaient ouvertes au moment de créer ces images sont aussi disponibles pour le partage, en plus de "Écran" qui partage tout ce qui est sur votre Bureau et aussi une option "Tableau blanc" qui vous permet de faire des dessins :

Notez les cases à cocher "Partager le son de l'ordinateur" et "Optimiser pour un clip vidéo plein écran" au bas de la fenêtre de partage. Assurez-vous de cocher la première case si votre présentation a une composante sonore afin que le son soit envoyé à tous les participants. Cochez la 2e case si votre document est un vidéo afin d'optimiser la transmission. Notez cependant que la qualité du vidéo peut être affectée par la vitesse d'internet des participants.

Cliquez ensuite sur "Partager l'écran". Votre vue changera pour ressembler à ceci :

Votre présentation prendra la majorité de l'écran et votre caméra deviendra une version miniature à droite de l'écran. Notez aussi que la barre d'outils dans le bas a disparue, tout ce qui reste est maintenant la barre verte et rouge dans le haut de l'écran. La section verte indique l'ID de la réunion tandis que le bouton rouge "Arrêter" permet d'arrêter de partager le document en cours et revenir à la caméra (ou l'écran noir avec votre nom). Si vous déplacez votre pointeur de souris sur la section verte, vous devriez voir apparaître une version réduite de la barre d'outils dans le haut de la fenêtre.

Vous pouvez donc passer à travers votre document puis cliquer sur "Arrêter" quand vous avez finis.

Enregistrer une réunion

Zoom vous permet d'enregistrer vos réunions dans un vidéo que vous pourrez ensuite télécharger et partager. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour enregistrer une présentation donnée dans l'auditorium 6214, juste à créer une réunion rapide puis démarrer l'enregistrement tel qu'expliqué ci-dessous. Notez que vous aurez besoin du microphone sans-fil pour que votre voix soit enregistrée dans l'auditorium 6214, voir le secrétariat du DMS au local AA-5190 pour l'emprunter.

Dans l'écran principal, cliquez sur "Enregistrer" puis sur l'option "Enregistrement sur le Cloud" :

Vous pourriez aussi utiliser l'option "Enregistrement sur cet ordinateur", cependant l'option Cloud offre l'avantage de pouvoir accéder à votre vidéo de n'importe quel ordinateur/portable et de le partager facilement avec d'autres personnes.

Une fois l'enregistrement démarré, vous verrez que la mention "Enregistrement..." suivi des boutons pause/arrêt apparaît dans le haut de la fenêtre à gauche et que le bouton "Enregistrer" est maintenant devenu un bouton "Suspendre/arrêter l'enregistrement" :

Vous pouvez donc suspendre temporairement l'enregistrement ou encore l'arrêter complètement lorsque vous avez terminé votre réunion. Lorsque vous arrêterez l'enregistrement, la notice suivante apparaîtra :

Cliquez sur "Oui" pour terminer l'enregistrement. Tel qu'indiqué dans le message, Zoom vous enverra un courriel à votre adresse universitaire quand votre vidéo sera prêt à regarder (cela prend quelques minutes habituellement). Nous verrons dans la dernière section comment accéder à vos vidéos.

Fermer une réunion

Visualiser une réunion enregistrée

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