Zoom

Zoom est un logiciel de vidéoconférence qui est disponible gratuitement sur la plupart des plateformes informatique. Il suffit de se créer un compte sur le site de Zoom pour avoir accès à la version de base.

Tous les étudiants et employés de l'Université de Montréal ont aussi accès à la version Pro de Zoom via votre UNIP. La procédure suivante explique comment se brancher et utiliser la version Pro dans le cadre de vos activités universitaires.

Cette procédure est spécifique aux clients Zoom pré-installés au DMS sur la plateforme Windows (entre autres dans l'auditorium 6214), cependant vous pouvez aussi l'installer sur vos appareils Windows/Mac/Linux via cette page ou sur vos appareils Android/Apple via vos App Store respectifs. L'installation est très simple et ne sera pas couverte par ce document.

Tutoriels vidéo

Voici quelques tutoriels en format vidéo. Pour plus de détails voir les sections suivantes.

Configuration d'une rencontre via l'interface web: https://www.youtube.com/watch?v=wASNaeiRcKs

Utilisation générale de Zoom: https://www.youtube.com/watch?v=5kfyI6xI3W4

Utilisation de Zoom sur un iPad: https://www.youtube.com/watch?v=Iv0Mx5RFSac

Voici les fichiers d'arrière-plan virtuel du DMS si vous désirez les utiliser, en version régulière ou miroir (si vous inversez votre caméra):

Démarrage et connexion

Double-cliquez l'icône Zoom situé sur le bureau pour démarrer le client (si vous avez installé le client vous même trouvez l'icône Zoom dans votre menu) :

Cliquez ensuite sur Connexion :

Pour utiliser la version Pro de l'Université, cliquez sur "Se connecter avec SSO" :

Assurez-vous que le domaine "umontreal" est bien inscrit (ajoutez-le si nécessaire) puis cliquez sur Continuer :

Dans la fenêtre de navigateur qui va s'ouvrir, entrez votre code d'accès et mot de passe de l'Université (UNIP) puis cliquez sur Valider :

Si vous voyez une fenêtre similaire à la suivante apparaître, cochez l'option "Se souvenir de mon choix..." puis cliquez sur "Ouvrir le lien" (cette fenêtre ne devrait pas ré-apparaître les prochaines fois que vous utiliserez Zoom) :

Vous devriez maintenant être dans la fenêtre d'accueil de Zoom :

Rejoindre une réunion existante

Si vous avez été invité à une réunion Zoom, vous devriez avoir une des 2 informations suivantes :

• un lien à cliquer pour rejoindre la réunion que vous aurez reçu par courriel
• un numéro de réunion

Si vous avez reçu un lien par courriel vous n'avez qu'à cliquer dessus, l'application Zoom devrait s'ouvrir et vous connecter à la réunion.

Si vous avez seulement reçu un code, vous pouvez accéder à la réunion en cliquant sur "Rejoindre" dans l'écran d'accueil de Zoom :

Puis entrez le code de la réunion dans la première case (et votre nom si nécessaire dans la 2e case) et cliquez sur "Rejoindre" :

Vous devriez ensuite vous retrouver sur l'écran principal de la réunion.

Créer une réunion rapide

Si vous avez besoin de créer une réunion sur le champ, vous n'avez qu'à cliquer sur "Nouvelle réunion" dans l'écran d'accueil :

Vous devriez ensuite vous retrouver sur l'écran principal de la réunion, qui comprendra le numéro de réunion que vous pourrez envoyer à vos contacts pour les inviter.

Planifier une réunion future

Pour planifier une réunion dans le future, vous pouvez soit cliquer sur "Programmer" sur l'écran d'accueil ou cliquer sur "Réunions" dans la barre du haut :

Si vous allez via la section "Réunions" vous pourrez alors cliquer sur le "+" et choisir l'option "Planifier une réunion" :

Peu importe l'option vous allez ensuite voir l'écran suivant qui vous permettra d'entrer les paramètres de votre réunion :

Seule la section du haut est importante à remplir, soit le Sujet et la date et durée de votre réunion. Vous pouvez explorer les autres paramètres si vous le désirez, mais les options par défaut devrait suffire à la plupart des réunions. Cliquez sur "Programmer" pour enregistrer votre réunion.

Vous reviendrez alors sur l'écran de Réunions, dans laquelle vous pourrez voir votre nouvelle réunion (et toutes autres réunions que vous aurez programmées d'avance) :

Vous pourrez alors utiliser le bouton "Copier l'invitation" et coller le tout dans un courriel que vous pourrez envoyer à vos contact pour les inviter. Si vous avez Outlook installé sur votre poste il se peut que Zoom ait automatiquement créé l'invitation pour vous dans votre calendrier, vous n'aurez donc pas à recopier le tout.

Le jours de la réunion venu, retournez dans le panneau Réunions, cliquez sur votre réunion dans la colonne de gauche puis cliquez sur "Commencer" dans la colonne de droite pour démarrer votre réunion, ce qui vous amènera ensuite sur l'écran principal de la réunion.

L'écran principal d'une réunion active

Une fois que vous avez rejoint ou créé une réunion, vous devriez vous retrouver dans l'écran principal de la réunion. Cependant la première fois que vous utilisez Zoom vous allez rencontrer l'écran suivant qui vous demandera de choisir la source de l'audio pour la réunion :

Assurez-vous de cocher la case "Rejoindre automatiquement..." au bas de la fenêtre avant de cliquer sur "Rejoindre l'audio par ordinateur", sinon ce message reviendra à chaque fois que vous accédez à une réunion.

Vous serez ensuite dans l'écran principal :

Notez l'ID de réunion dans le coin supérieur gauche, si vous avez créé une réunion rapide c'est celui-ci que vous pouvez envoyer à vos contacts. Dans le bas de la fenêtre vous pouvez voir la barre d'outils qui comprend diverses options pour contrôler la réunion. Une option importante est le bouton "Arrêtez la vidéo" que vous pouvez cliquer si vous ne désirez pas transmettre les images de votre caméra à la réunion. Votre image sera alors remplacée par un écran noir avec votre nom :

Vous pourrez redémarrer la vidéo avec le même bouton (qui est renommé à "Démarrer vidéo"). Notez aussi le bouton "Muet" juste à côté qui permet d'arrêter le son que vous envoyez.

Le bouton "Inviter" permet d'envoyer des invitations à la réunion, cependant vous devez déjà avoir ajouté les personnes concernées dans vos "Contacts Zoom", donc il est plus facile d'utiliser les invitations par courriel tel que décrite dans la section précédente.

Le bouton "Participants" permet de voir qui est branché à la réunion. Le bouton "Partager l'écran" sera expliqué dans la section suivante. Le bouton "Converser" permet d'ouvrir une fenêtre de "chat" en mode texte, qui peut être utile entre autres si un des participants à la réunion à des problèmes avec son audio. Le bouton "Enregistrer" sera expliqué plus loin.

Les boutons "Diviser en groupe" et "Plus" permettent d'accéder à des fonctions avancées de Zoom. Si vous pensez en avoir de besoin, informez-vous sur leur fonctionnement via la documentation officielle de Zoom.

Finalement le bouton "Finir la réunion" est expliqué plus bas.

Partager un document dans une réunion active

Zoom vous permet de partager une présentation ou un document quelconque aux membres de la réunion. Avant de continuer, assurez-vous que votre présentation/document soit déjà ouverte sur votre poste. Ici nous prendrons comme exemple un fichier PDF ouvert dans Acrobat Reader, mais ça pourrait être un document Office (Word, Excel, Powerpoint), une page web dans un fureteur quelconque, une image, un vidéo, ou même votre Bureau au complet (attention aux documents confidentiels qui pourraient s'y trouver...).

Une fois votre document ouvert, cliquez sur "Partager l'écran" dans la barre d'outils :

Choisissez ensuite ce que vous voulez partager. Dans cet exemple nous allons choisir la fenêtre Adobe Acrobat Reader avec la présentation "Bright Blue" d'ouverte, cependant vous pouvez voir que toutes les autre fenêtres qui étaient ouvertes au moment de créer ces images sont aussi disponibles pour le partage, en plus de "Écran" qui partage tout ce qui est sur votre Bureau et aussi une option "Tableau blanc" qui vous permet de faire des dessins :

Notez les cases à cocher "Partager le son de l'ordinateur" et "Optimiser pour un clip vidéo plein écran" au bas de la fenêtre de partage. Assurez-vous de cocher la première case si votre présentation a une composante sonore afin que le son soit envoyé à tous les participants. Cochez la 2e case si votre document est un vidéo afin d'optimiser la transmission. Notez cependant que la qualité du vidéo peut être affectée par la vitesse d'internet des participants.

Cliquez ensuite sur "Partager l'écran". Votre vue changera pour ressembler à ceci :

Votre présentation prendra la majorité de l'écran et votre caméra deviendra une version miniature à droite de l'écran. Notez aussi que la barre d'outils dans le bas a disparue, tout ce qui reste est maintenant la barre verte et rouge dans le haut de l'écran. La section verte indique l'ID de la réunion tandis que le bouton rouge "Arrêter" permet d'arrêter de partager le document en cours et revenir à la caméra (ou l'écran noir avec votre nom). Si vous déplacez votre pointeur de souris sur la section verte, vous devriez voir apparaître une version réduite de la barre d'outils dans le haut de la fenêtre.

Vous pouvez donc passer à travers votre document puis cliquer sur "Arrêter" quand vous avez finis.

Enregistrer une réunion

Notez que nous avons noté un bug dans Zoom en date du 23 avril 2020, les enregistrements dans le cloud de sessions Zoom ne se font pas en version HD. Comme moyen de contournement, vous pouvez commencer votre enregistrement par un partage de votre bureau, ce qui va forcer l'enregistrement en haute définition.

Zoom vous permet d'enregistrer vos réunions dans un vidéo que vous pourrez ensuite télécharger et partager. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour enregistrer une présentation donnée dans l'auditorium 6214, juste à créer une réunion rapide puis démarrer l'enregistrement tel qu'expliqué ci-dessous. Notez que vous aurez besoin du microphone sans-fil pour que votre voix soit enregistrée dans l'auditorium 6214, voir le secrétariat du DMS au local AA-5190 pour l'emprunter.

Dans l'écran principal, cliquez sur "Enregistrer" puis sur l'option "Enregistrement sur le Cloud" :

Vous pourriez aussi utiliser l'option "Enregistrement sur cet ordinateur", cependant l'option Cloud offre l'avantage de pouvoir accéder à votre vidéo de n'importe quel ordinateur/portable et de le partager facilement avec d'autres personnes.

Une fois l'enregistrement démarré, vous verrez que la mention "Enregistrement..." suivi des boutons pause/arrêt apparaît dans le haut de la fenêtre à gauche et que le bouton "Enregistrer" est maintenant devenu un bouton "Suspendre/arrêter l'enregistrement" :

Vous pouvez donc suspendre temporairement l'enregistrement ou encore l'arrêter complètement lorsque vous avez terminé votre réunion. Lorsque vous arrêterez l'enregistrement, la notice suivante apparaîtra :

Cliquez sur "Oui" pour terminer l'enregistrement. Tel qu'indiqué dans le message, Zoom vous enverra un courriel à votre adresse universitaire quand votre vidéo sera prêt à regarder (cela prend quelques minutes habituellement). Nous verrons dans la dernière section comment accéder à vos vidéos.

Fermer une réunion

Quand vous avez terminé votre réunion, cliquez sur "Finir la réunion" dans la barre d'outils :

Puis cliquez sur "Mettre fin à la réunion pour tous" afin de s'assurer que la réunion soit bien fermée pour tout le monde :

Si vous choisissez l'option "Quitter la réunion" les autres membres de la réunion resterons branchés tant qu'ils ne se déconnecteront pas d'eux-mêmes.

Évidemment si vous n'êtes qu'un participant à la réunion et non son organisateur, vous n'aurez pas l'option de mettre fin à la réunion, seulement de la quitter.

Visualiser une réunion enregistrée

Pour voir les vidéos de vos réunions, ouvrez un fureteur web et entrez l'adresse https://umontreal.zoom.us puis cliquez sur "Connexion" :

Après vous être authentifié via votre UNIP (comme lors de votre connexion initiale à Zoom), vous serez dans votre profil web de Zoom. Cliquez sur "Enregistrements" et vous verrez apparaître les vidéos de vos réunions récentes dans la colonne de droite :

Vous pouvez effacer un vidéo que vous ne souhaitez pas conserver en sélectionnant le vidéo puis en cliquant sur "Supprimer la sélection" en haut de la liste de vidéos.

Cliquez sur un vidéo pour en voir les détails :

Sur cet écran vous pouvez cliquer sur la miniature du vidéo pour le faire jouer directement dans votre fureteur. Vous pouvez aussi télécharger le vidéo pour le conserver sur votre appareil ainsi qu'utiliser le bouton "Partager" pour l'envoyer à d'autres personnes.

Sur ces mêmes pages vous pouvez obtenir plus d'information sur Zoom en cliquant sur les liens "Assister à la formation en direct" ou "Tutoriels vidéo" dans la colonne de gauche.

Improviser une caméra document à l'aide d'un téléphone ou tablette

Si vous travaillez/étudiez de la maison et que vous avez besoin d'une caméra document afin de présenter un document imprimé ou que vous préférez écrire sur papier au lieu d'utiliser un médium électronique, les gens de l'Université du Nevada ont inventé une façon de transformer un téléphone ou une tablette en caméra document à l'aide de quelques boîtes de conserves. Voici leur article original (en anglais):

https://www.unr.edu/tlt/instructional-design/instructional-technology-resources/web-conferencing/zoom/document-camera-hack

Notez que leur article fonctionne seulement avec des iPhone/iPad, mais il est possible d'arriver au même résultat avec n'importe quel téléphone/tablette en suivant les étapes suivantes:

• démarrez l'application Zoom sur votre ordinateur et branchez-vous à une réunion (ou créer une réunion)
• démarrez l'application Zoom sur votre téléphone/tablette et branchez-vous à la même réunion que sur votre ordinateur
• placez votre téléphone/tablette du mieux possible pour capturer le document papier que vous voulez présenter. Notez que vous devrez peut-être activer la fonction de "rotation automatique" de la caméra de votre appareil afin que l'image soit bien alignée quand vous mettrez votre appareil à l'horizontal.

Vous pourrez alors présenter vos documents papier via la session Zoom de votre téléphone/tablette et continuer la présentation régulière via la session Zoom de votre ordinateur. Vous pouvez aussi utiliser cette technique pour faire des sessions pré-enregistrées, juste à utiliser la fonction d'enregistrement de session, tel qu'expliqué plus haut, puis télécharger les enregistrement sur le site de partage de votre choix. Notez que nous avons noté un bug dans Zoom en date du 23 avril 2020, les enregistrements dans le cloud de sessions Zoom ne se font pas en version HD. Comme moyen de contournement, vous pouvez commencer votre enregistrement par un partage de votre bureau, ce qui va forcer l'enregistrement en haute définition.

Comme la qualité des caméras peuvent différer d'un appareil à l'autre, nous vous recommandons fortement de faire des tests avant d'utiliser cette technique avec d'autres participants. Utiliser un stylo foncé qui crée des ligne plus épaisses peut aider la visibilité.

Notez que les boîtes de conserves ne sont pas les seules options pour tenir votre appareil en place, utilisez votre imagination et ce que vous trouvez chez vous, mais assurez-vous que ça soit stable pour ne pas endommager votre appareil!

Vous pouvez aussi utiliser une boîte, tel qu'illustré dans le vidéo suivant: https://www.youtube.com/watch?v=087p6quiQ7k

Utiliser 2 connexions à Zoom pour améliorer vos présentations

Tel que pour la caméra document décrit plus haut, vous pouvez aussi utiliser 2 connexions à Zoom pour améliorer votre présentation, par exemple pour avoir une vue qui vous montre en train d'écrire au tableau et une deuxième vue qui montre un logiciel ou une présentation quelconque. Le principe est le même que pour la caméra document, voici un exemple de comment l'utiliser dans l'auditorium 6214:

• démarrez l'application Zoom sur l'ordinateur du 6214 et branchez-vous à une réunion (ou créer une réunion) avec la caméra et le micro actifs
• démarrez l'application Zoom sur votre ordinateur portatif et branchez-vous à la même réunion que sur l'autre ordinateur, en faisant attention de ne pas activer le micro en vous branchant, ou en fermant le micro après vous êtres branché
• sur votre ordinateur portatif démarrez un logiciel ou une présentation et partagez votre écran tel qu'expliqué plus haut

Les autres membres qui se joindront à votre présentation auront alors le choix de basculer entre votre vue vidéo et votre vue du logiciel/présentation.

Ajouter un sondage à une réunion

Le CPU a une section dans son guide Zoom qui explique comment faire un sondage dans Zoom. Voici les grandes lignes:

• Si vous désirez créer un sondage d'avance, vous devez utiliser l'interface WEB de Zoom car le client Zoom ne permet pas de les créer d'avance lorsque vous créez votre réunion
• Vous pouvez cependant créer un sondage "en direct" pendant une réunion en cliquant sur le bouton "Sondage" dans le bas de la fenêtre de votre réunion
• Notez que la création du sondage "en direct" va aussi vous rediriger vers l'interface web de Zoom
• Vous pourrez alors ajouter toutes les questions/réponses que vous désirez via la page web
• Le temps venu, vous pouvez "Ouvrir le vote" ou "Mettre fin au vote" avec le bouton au bas de la fenêtre
• Vous pouvez aussi partager les résultats avec les autres membre de la réunion

Consultez le document du CPU pour plus détails ou n'hésitez pas à nous contacter.